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Vorwerk rüstet sich mit neuer digitaler Vertriebsplattform für Wachstum

Cognizant unterstützt den Hersteller von Thermomix- und Kobold-Geräten bei der Migration seiner kritischen Vertriebs- und Auftragsmanagementprozesse nach SAP S/4HANA und in die Cloud.

Auf einen Blick

Industrie
Herstellung  

Standort
Deutschland

Herausforderung

Sorgen Sie für eine reibungslose Migration zu SAP S/4HANA und in die Cloud für ein geschäfts­kritisches Vertriebs- und Auftrags­manage­ment­system, das 1.600 Vertriebs­mitarbei­ter:innen in vier europäischen Ländern unterstützt.

Erfolgshighlights

  • Komplexe Dualmigration mit 200 Schnittstellen, problemlos innerhalb von 18 Monaten umgesetzt
  • 20 Jahre wertvolle Geschäfts­daten sicher in die neue Umgebung migriert
  • Umstellung auf die neue Plattform erfolgte an einem einzigen Wochenende

Die Herausforderung

Die 1883 gegründete Vorwerk Gruppe mit Hauptsitz in Wuppertal, Deutschland, ist ein in Familienbesitz befindlicher Hersteller hoch­wertiger Haushalts­geräte und dazugehöriger Dienstleistungen. Mit Niederlassungen in über 60 Ländern sind die Thermomix-Küchengeräte und Kobold-Staubsauger von Vorwerk auf der ganzen Welt bekannt und geschätzt und erzielen für die Gruppe einen Jahresumsatz von über drei Milliarden Euro. 

Vorwerk ist Europas führendes Direkt­vertriebs­unter­nehmen und pflegt eine enge Kund:innen­bindung. 20 Jahre lang verließen sich die Vertriebs­teams in Deutschland, Österreich, Frankreich und der Schweiz für das Vertriebs- und Auftrags­manage­ment auf ein lokales SAP-System. Allerdings fehlte diesem veralteten System die Agilität und Flexibilität, um die Zukunfts­ambitionen von Vorwerk zu unterstützen. Und die Infrastruktur vor Ort stieß mit Aktivitäts­spitzen wie dem Black Friday an ihre Grenzen.

Eine strategische Doppel­migration nach SAP S/4HANA und in die Cloud

Vorwerk musste sein SAP ECC-basiertes Auftrags­manage­mentsystem modernisieren, um eine agile und skalierbare Grundlage für Wachstum zu schaffen. Das Unternehmen traf die strategische Ent­scheidung, das System mit allen Schnitt­stellen auf SAP S/4HANA zu migrieren. Gleichzeitig wollte das Unternehmen das System in die Cloud verlagern, im Einklang mit seinem Ziel, bis 2027 alle Systeme in der Cloud laufen zu lassen. 

Darüber hinaus würde diese duale Migration sieben weitere Groß­projekte nach sich ziehen: die Harmoni­sierung des Konten­plans von Vorwerk, die Implemen­tierung eines neuen Hauptbuchs und eines neuen Anlagen­buchhaltungs­moduls, die Schaffung einer Hybrid­architektur zur Integration des neuen S/4HANA-Systems mit dem vor Ort installierten SAP-Customer-Relationship-Management-System (CRM) sowie die Ermöglichung des Systemzugriffs für externe Verkaufs­berater:innen.

Diese sieben Projekte stellten eine geschäfts­kritische digitale Transfor­mation dar, die sich ein Scheitern nicht leisten konnte. Für die Migration von SAP ECC 6.0 zu SAP S/4HANA gibt es mehrere Optionen und Vorwerk musste die für sein Unternehmen richtige auswählen. Hierzu war die Unterstützung eines erfahrenen, professionellen Partners erforderlich, der sowohl über profunde Kenntnisse von SAP als auch der Geschäfts- und System­landschaft von Vorwerk verfügte. Als langjähriger Technologie­partner von Vorwerk wurde Cognizant mit dem Projekt betraut.

Unser Ansatz

Entscheidend war, den richtigen Migrations­ansatz zu finden. Jede der SAP ECC-Implemen­tierungen im jeweiligen Land enthielt wertvolle Geschäfts­daten aus den letzten 20 Jahren und wurde individuell an die lokalen Geschäfts­prozesse angepasst. Vorwerk wollte einen Großteil der Daten und einige Prozesse in S/4HANA migrieren, sah darin aber auch die Möglichkeit, einige Prozesse zu harmoni­sieren und neue SAP-Funktionen zu nutzen. 

Dies erforderte einen „Bluefield“-Migrations­ansatz und keinen Neuaufbau von Grund auf („Greenfield“) oder die einfache Replikation bestehender Prozesse auf der neuen Plattform („Brownfield“). Wir haben uns daher an die SNP Group gewandt, die auf die Bluefield-Daten­migration nach SAP S/4HANA spezialisiert ist, und baten sie, mit uns an diesem Projekt zu arbeiten.

unser Ansatz
Ein reibungsloses und erfolgreiches 18-monatiges Transformationsprojekt

In enger Zusammenarbeit mit Vorwerk und SNP haben wir alle sieben Projekte über einen Zeitraum von 18 Monaten geplant, verwaltet und umgesetzt und die Produktion pünktlich in einer einzigen Umstellung aufgenommen. Wir haben in jeder Phase auf eine breite Fach­kompetenz vor Ort und im Ausland zurück­gegriffen, darunter Spezialisten für Record to Report (RTR), Order to Cash (OTC), Procure to Pay (PTP), Kommissionierung und Reparatur sowie technisches Fachwissen zu integrierten Lösungen für Geschäfts­anwendungs­software (BASIS), fortgeschrittener Geschäfts­anwendungs­programmierung (ABAP) und Integrationen.

Diese komplexe, aber äußerst erfolgreiche Transformation verlief in mehreren Phasen:

Bewertung und Roadmap
Wir haben eine umfassende Bewertung der vorhandenen SAP-Landschaft durchgeführt und benutzer:innen­definierte Funktionen sowie zugehörige ABAP-Objekte ermittelt, die für die Konver­tierung in Betracht gezogen werden. Wir nutzten unsere bewährte Methodik zur Trans­formations­bewertung (C-TAM) und die Erfahrung aus über 35 früheren S/4HANA-Trans­formations­bewer­tungen. Die Bewertung bildete die Grundlage für einen detaillierten Migrations­fahrplan.

Cloud-Infrastruktur
Wir haben die neue Infrastruktur in der Microsoft Azure Cloud konfiguriert und dabei Best Practices und SAP-Empfehlungen berücksichtigt. Die Systeme wurden mithilfe eines One-Click-Bereit­stellungs­ansatzes mit Terraform-Skripten bereitgestellt. Vor der Umstellung wurde die Infrastruktur nahtlos von einem Cloud Solution Provider (CSP)-Modell auf ein Unternehmens­abonnement migriert.
Die Stresstests wurden erfolgreich durchgeführt und die Benutzer:innen­ak­zeptanz­tests (UAT) bestätigten, dass die ausgewählten Lager­einheiten (SKUs) und das imple­mentierte Design für die Arbeitslast am besten geeignet waren. AzCopy wurde genutzt, um die Daten vom lokalen System in die Cloud zu kopieren, und für die Delta­kopie wurde die kontinuierliche Synchro­nisierung aktiviert. Nach der Inbetriebnahme wurden Hoch­verfügbarkeits- (HA) und Notfall­wieder­herstellungs­funktionen (DR) aktiviert, um die Ausfall­sicherheit der Infrastruktur zu maximieren.

SAP S/4HANA-Konfiguration
Wir haben eine Shell des neuen S/4HANA-Systems ohne Daten auf der Azure-Plattform erstellt. Dadurch konnten wir die erforderlichen Konfi­gurationen durchführen, ohne dass dies Aus­wirkungen auf die Daten hatte. Darüber hinaus bot sich die Gelegenheit, den Konten­plan von Vorwerk zu harmonisieren und eine neue Funktion für die parallele Buch­führung einzuführen, um eine schnellere und reibungslosere Buchführung in allen Landes­gesellschaften zu ermöglichen.

Bluefield-Systemmigration
Wir haben die bestehende Land­schaft in die neue S/4HANA-Umgebung migriert und dabei auch entsprechende Anpassungen der Anwendungs­programmier­schnittstellen (APIs) zu Vorwerks SAP CRM und anderen Nicht-SAP-Systemen im Vorwerk-Ökosystem vorgenommen.

Selektive Datenmigration
Wir haben mit SNP zusammen­gearbeitet, um mehrere Daten­migrations­zyklen durchzuführen und dabei das Tool CrystalBridge ® des Unter­nehmens verwendet, um 20 Jahre Kunden-, Konto- und Transaktions­daten sicher in die neue S/4HANA-Umgebung zu übertragen. Mithilfe einer Methode der selektiven Daten­übertragung (SDT) wurden die Daten vorbereitet und migriert, die Vo­elt hatte.

Testen
Nach jeder Daten­migration haben wir Integrations­tests und an­schließend einen abschließenden UAT durch­geführt, um etwaige be­nutzer:innen­bezogene Probleme zu ermitteln und diese zu beheben. Wir haben Ab­schrei­bungs­läufe mit vorhan­denen Daten im neuen S/4HANA-Universal-Ledger-Modul durch­geführt und zwei Jahre Provisions­berechnungen getestet, um sicher­zustellen, dass dieser kritische Prozess reibungslos abläuft.

Cutover und Hypercare
Die abschließende Umstellung war komplex und umfasste die gleichzeitige Inbetriebnahme mehrerer Transforma­tionen: die S/4HANA-Migration, die Cloud-Migration, neue Geschäfts­prozesse, einen harmonisierten Kontenplan und eine neue Hauptbuch­umgebung. Trotzdem verlief die Umstellung äußerst erfolg­reich und es gab nur minimale Probleme, keine Geschäfts­unterbrechungen und es war keine Zusammen­arbeit mit SAP erforderlich. Das Liefer- und Testteam blieb auch nach der Umstellung vor Ort, um für eine geplante Hypercare-Periode zu sorgen und sicher­zustellen, dass alle Probleme rasch und fach­männisch behoben wurden und die Arbeiten wie geplant pünktlich an das ständige Wartungs­team übergaben.

„Dies war einer der erfolgreichsten Go-Lives eines der größten Projekte, die ich in den letzten 35 Jahren bei Vorwerk erlebt habe. Wir haben an einem Wochen­ende sieben komplexe Projekte ohne nennens­werte Fehler live geschaltet. Ein wesentlicher Erfolgs­faktor war die Zusammen­arbeit zwischen Vorwerk in Deutschland, Österreich und Frankreich mit Vorwerk International, Vorwerk Group IT, Cognizant und Partnern – alle haben als gemeinsames Erfolgs­team zusammen­gearbeitet.“

Holger Ehser, IT-Leiter, Vorwerk

Geschäftsergebnisse

Mithilfe eines schlanken Migrationsansatzes wurde das geschäftskritische Vertriebs- und Auftrags­management­system mit 20 Jahren Daten an einem einzigen Wochen­ende und nahezu ohne Ausfall­zeiten in eine SAP S/4HANA- und Cloud-Umgebung verschoben. 

Dank der schnellen und erfolgreichen Migration konnten 100.000 Thermomix- und Kobold-Verkaufs­berater:innen in ganz Europa wie gewohnt weiterarbeiten, während Finanz­expert:innen sofort von der harmoni­sierten Berichts­umgebung profitieren konnten.

Geschäftsergebnisse

Durch die termin- und planmäßige Inbetrieb­nahme des Systems profitiert Vorwerk nun von:

  • Zukunftssicheres SAP-Backend-System: Durch das neue SAP S/4HANA-System profitieren Vorwerk-Vertriebs­profis von schlanken Daten­modellen. Moderne, leistungs­starke Anwen­dungen beschleu­nigen zentrale Aufgaben im Vertrieb und Auftrags­manage­ment bei wach­senden Daten­mengen.
  • Nahtlose Skalierbarkeit: Die Auftrags­management­systeme von Vorwerk können jetzt durch die Nutzung der SAP S4/HANA-Datenbank nahtlos skaliert werden, um Spitzen­zeiten wie den Black Friday zu bewältigen. Das Melden von Änderungen dauert jetzt nur noch einen Bruchteil der Zeit anderer Daten­bank­plattformen.
  • Harmonisierte Finanzprozesse: Das Berichts­wesen von Vorwerk profitiert von neuen Buchhaltungs­prozessen auf Basis der Anwendungen Universal Journal und SAP Fiori. Durch die vollständige Abstimmung aller Systeme wird das Reporting erheblich beschleunigt und durch die Harmoni­sierung der Berichts­strukturen kann Vorwerk nun die Berichts­anforderungen der gesamten Organisation bewältigen.
  • Eine Plattform für Wachstum: Vorwerk profitiert jetzt von einer zukunfts­sicheren Backend-Umgebung und einer hochmodernen SAP-Plattform für zukünftiges Wachstum in der Cloud.
Eine hochmoderne SAP-Plattform für zukünftiges Wachstum und Expansion

Das bisherige SAP-System von Vorwerk hatte dem Unternehmen gute Dienste geleistet, das Umsatz­wachstum in vier Kern­regionen unter­stützt und maßgeblich zum Jahresgewinn des Unternehmens von drei Milliarden Euro beigetragen. Für die nächste Phase seiner Entwicklung benötigte Vorwerk jedoch ein modernes Vertriebs- und Auftrags­management­system, das sich problemlos an die Geschäfts­entwicklung des Unternehmens anpassen ließ. Durch die Partnerschaft mit Cognizant und SNP gelang Vorwerk eine reibungslose Migration des Systems und seiner fast 200 Schnittstellen zu SAP S/4HANA und in die Cloud. So erhielt das Unternehmen eine hoch­moderne Platt­form für Wachstum und konnte gleichzeitig die Nähe zu seinen geschätzten Kund:innen sicher­stellen.

Über Vorwerk

Vorwerk ist das Direktvertriebs­unternehmen Nummer eins in Europa und der weltweit führende Direkt­verkäufer:innen hochwertiger Haushalts­geräte. Das Kern­geschäft liegt in der Herstellung und dem Vertrieb hoch­wertiger Haushalts­produkte, zur Vorwerk-Familie zählt auch die akf-Gruppe. Vorwerk erwirtschaftet einen konsolidierten Umsatz von über drei Milliarden Euro und ist in über 60 Ländern aktiv. https://www.vorwerk-group.com/